اهمیت مهارتهای ارتباطی و مدیریت زمان در شغل مدیریت پروژه
به فرآیند برنامهریزی، نظارت و کنترل اقدامات به منظور دستیابی به اهدافی مشخص در یک بازه زمانی و با بودجهای از پیش تعیینشده، مدیریت پروژه (project management) گفته میشود. مهارت های مدیر پروژه در انجام وظایف خود، نقش مهمی در موفقیت یک سازمان ایفا میکنند.
در ادامه ضمن آشنایی با ۱۰ حوزه مهم در مدیریت پروژه، مهارتهای مربوط به دو مورد از این حوزهها یعنی مهارتهای ارتباطی و مدیریت زمان را مورد بررسی قرار میدهیم.
آشنایی با شغل مدیر پروژه
مدیر پروژه (project manager) مسئولیت اجرای موفق و به موقع پروژههای سازمان را بر عهده دارد. با کمک مهارت های مدیر پروژه در حوزههای مختلف، میتوان اطمینان حاصل کرد که پروژهها طبق استانداردها و اهداف تعیینشده پیش میروند. اگر به این شغل علاقهمند هستید، میتوانید جدیدترین آگهیهای استخدام مدیر پروژه با حقوق بالا را در لینک مربوطه مشاهده کنید.
مدیر پروژه باید تواناییهای گستردهای از جمله مدیریت زمان، حل مسئله، روابط عمومی بالا و رهبری داشته باشد. او باید قادر باشد به تیم تحت مدیریت خود انگیزه ببخشد و آنها را در مسیر درست هدایت کند. همچنین، او باید بتواند با تغییرات و چالشهای ناگهانی مواجه شده و راهحلهای مناسبی برای کنار آمدن با آنها پیدا کند. نظارت بر پیشرفت پروژه، کنترل عملکرد پیمانکار، مدیریت ریسک و حل مشکلات، برخی از وظایف مدیر پروژه هستند.
۱۰ حوزه اصلی دانش مدیریت پروژه
حوزههای دانش مدیریت پروژه، جنبههای اساسی مدیریت پروژه را تشکیل میدهند. این حوزهها در پنج مرحله چرخه عمر پروژه، شامل شروع، برنامهریزی، اجرا، نظارت و اتمام، نقش دارند و مدیریت آنها بر عهده مدیران پروژه و همچنین اعضای تیم و ذینفعان است. در استاندارد PMBOK، که با نام «بدنه دانشی مدیریت پروژه» نیز شناخته میشود، ده حوزه زیر معرفی شدهاند:
- مدیریت یکپارچگی
- مدیریت محدوده
- مدیریت زمان
- مدیریت هزینه
- مدیریت کیفیت
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت ارتباطات
- مدیریت ریسک
- مدیریت تدارکات
- مدیریت ذینفعان
اهمیت مهارتهای ارتباطی برای مدیریت پروژه
همه حوزههای مدیریت پروژه مهم هستند، اما احتمالا مدیریت ارتباطات اهمیت بیشتری دارد؛ چرا که این حوزه روی تمام جنبههای دیگر پروژه تأثیر ميگذارد. ارتباط برقرار کردن بین اعضای تیم و مدیران یکی از گامهای حیاتی در هر پروژه است و اهمیت مهارتهای ارتباطی نیز همینجا مشخص میشود. با کمک مهارتهای ارتباطی، اطلاعات مربوط به پروژه، از جمله نحوه و زمان انجام آن، به اشتراک گذاشته شده و از بروز هرگونه سوء تفاهم جلوگیری میشود.
مهارتهای ارتباطی مورد نیاز برای یک مدیر پروژه حرفه ای
مهارتهای ارتباطی، از مهارت های نرم مدیریت پروژه هستند که طبق کتاب pmbok، وجود آنها برای موفقیت یک پروژه ضروری است. در ادامه برخی از مهارتهای ارتباطی مهم را مورد بررسی قرار میدهیم.
مهارت گوش دادن فعال
گوش دادن فعال یکی از مهارت های لازم برای مدیران پروژه است. آنها با کمک این مهارت، تمرکز و توجه کامل خود را به مکالمه معطوف میکنند. این کار شامل توقف انجام سایر کارها و توجه نشان دادن به حرفهای طرف مقابل است. برای تقویت مهارت گوش دادن فعال، میتوانید در مورد آنچه طرف مقابل بیان میکند، فکر کنید و برای درک بهتر سخنان او چند سوال بپرسید.
مهارت گوش دادن فعال میتواند به مدیران پروژه کمک کند تا سوالات یا نگرانیهای اعضای تیم را به سرعت درک کنند. همچنین، میتواند به ایجاد احترام متقابل بین همه افراد فعال در پروژه کمک کند.
مهارتهای نوشتاری
ارتباطات نوشتاری میتوانند شامل ایمیل، یادداشت، گزارش، پستهای تالار گفتگو یا طرحهای پروژه باشند. هر یک از این روشهای ارتباطی ممکن است به سبک نوشتاری متفاوتی نیاز داشته و در موقعیتهای خاص، کاربردیتر از بقیه روشها باشند.
به عنوان مثال، ایمیل یک راه ارتباطی کاربردی است که میتوان در شرایط مختلف از آن استفاده کرد. برای ایمیل زدن به یک همکار، ممکن است از لحن خودمانیتری استفاده کنید. اما وقتی قصد ایمیل زدن به یکی از ذینفعان را دارید، لحن جدی و رسمیتری را به کار میبرید. یک مدیر پروژه ماهر، باید لحن و سبک نوشتاری متناسب با هر شرایط را تشخیص دهد.
مهارتهای کلامی
مدیران پروژه ممکن است دستورالعملها، اخبار جدید و… را بصورت شفاهی در طول دوران انجام پروژه با تیم خود در میان بگذارند. آنها همچنین ممکن است از ارتباطات شفاهی برای ارائه گزارش پیشرفت پروژه به مدیران سازمان یا ذینفعان استفاده کنند.
ارتباط کلامی موثر میتواند شامل گفتار واضح، لحن مطمئن و کلمات مناسب باشد. سرعتی که با آن صحبت میکنید نیز مهم است. باید تعادل را رعایت کنید و خیلی آهسته یا سریع صحبت نکنید. سرعت مناسب باعث میشود شنوندگان سخنان شما را درک کنند و از گوش دادن به شما خسته نشوند.
مهارتهای غیرکلامی
زبان بدن و ارتباطات غیر کلامی مانند حرکات بدن، حالتهای صورت، تماس چشمی، حرکات سر و… اطلاعات مختلفی را درباره گوینده و شنونده به نمایش میگذارند. شناخت معنای این ارتباطات غیر کلامی در مدیریت تیم و برقراری ارتباط با ذینفعان پروژه، برای شما مفید خواهد بود.
مهارت در سخنرانی
مهارت در سخنرانی یک وجه تمایز بزرگ برای مدیران پروژه است. این مهارت به شما کمک میکند به خوبی جلسات را مدیریت کنید. با شناخت مخاطبان و تمرکز بر هدف اصلی جلسه، میتوانید این مهارت را تقویت کنید.
مهارت در همدلی
توانایی همدلی با دیگران یکی از مهمترین ویژگی های یک مدیر پروژه موفق است. همدلی به معنای درک احساسات و دیدگاه افراد است. شما میتوانید با تمرین همدلی، توانایی خود در ارتقاء بهرهوری و شناخت چالشهای پیش روی تیم را افزایش دهید. یک مدیر پروژه که مهارتهای همدلی خوبی دارد، باعث ایجاد محیط کاری سالم و امن میشود.
اهمیت مدیریت زمان در شغل مدیریت پروژه
مدیریت زمان پروژه شامل تخمین مدت زمان مورد نیاز، ایجاد یک برنامه مناسب و پیگیری پیشرفت تیم برای اطمینان از تکمیل به موقع پروژه است. مدیریت زمان در انجام یک پروژه، موفقیت آن را تضمین میکند. کاهش هزینهها، تحویل به موقع پروژه و استفاده بهینه از منابع، برخی از نتایج مدیریت صحیح زمان هستند.
اولین کاری که باید برای مدیریت زمان انجام دهید، این است که اقدامات مورد نیاز برای تکمیل پروژه را مشخص کنید. سپس، آن اقدامات را به ترتیبی که باید انجام شوند، لیست کرده و ارتباط بین تمام اقدامات را نیز مشخص کنید. در قدم بعدی، منابع و زمان مورد نیاز برای انجام هر یک از این اقدامات را تعیین کنید. در نهایت میتوانید با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، یک برنامه زمانی مناسب برای آن تعریف کنید.
استراتژیهای مدیریت زمان برای مدیران پروژه
در ادامه برخی از استراتژیهای تأثیرگذار در مدیریت پروژه را با شما به اشتراک میگذاریم.
ایجاد طرح پروژه
با ایجاد یک طرح پروژه جامع، ساختار پروژه خود را معین کنید. این کار شامل تقسیم وظایف و مسئولیتهای اعضای تیم و همچنین تعیین مدت زمان هر کار است. اطمینان حاصل کنید که این طرح برای همه قابل دسترسی است.
تعیین مهلت زمانی
برای اطمینان از پیشرفت برنامه، برای هر کار محدودیت زمانی قائل شوید. به عنوان مثال، تعیین مهلت برای تکمیل یک گزارش، اطلاعات دقیقی را برای تیم فراهم کرده و باعث میشود بتوان وضعیت پروژه را با توجه به زمانبندی کلی، تشخیص داد.
محول کردن وظایف
همه وظایف را به تنهایی برعهده نگیرید. واگذاری وظایف به افراد با مهارتها و زمان بیشتر، روشی موثر برای مدیریت زمان پروژه است. این اقدام به شما اجازه میدهد تا بر روی مسائل مهمتر تمرکز کنید و از مهارتهای دیگران بهرهمند شوید.
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان
در مدیریت پروژه، استفاده از ابزارها یا برنامههای مدیریت زمان، امکان نظارت بر زمان صرف شده برای هر وظیفه را فراهم میکند. بدین ترتیب، میتوانید زمان صرف شده برای انجام هر یک از وظایف را تجزیه و تحلیل کرده و راهکارهایی برای بهبود کارایی و بهرهوری پیشنهاد کنید.
تمرکز روی یک کار
تمرکز بر یک کار به جای انجام همزمان چند کار مختلف، عملکرد افراد را بهبود میبخشد. در طول روز برای انجام هر کار زمان مشخصی را اختصاص بدهید تا تمرکز و بهرهوری شما افزایش پیدا کند.
جمعبندی
در این مقاله ضمن آشنایی با موقعیت شغلی مدیریت پروژه، به حوزههای مهم مرتبط با این شغل و همچنین دو مورد از مهارت های مدیر کنترل پروژه پرداختیم. یک مدیر پروژه ماهر از شایستگی های متعددی برخوردار است و توانایی رهبری یک تیم از آغاز پروژه تا زمان تحویل آن را دارد. افرادی که در این زمینه کار میکنند، باید با حوزههای دهگانه مربوط به مدیریت پروژه آشنا بوده و مهارت بالایی در مدیریت زمان و ارتباط برقرار کردن با سایر افراد داشته باشند.